Wachsamkeitsrichtlinie

1. Hintergrundinformation

NIXI fördert und ermutigt ein Umfeld, in dem jeder wachsam und verpflichtet ist, den Schutz, die Förderung und die Verfolgung der besten Interessen von NIXI sicherzustellen, ohne jegliches Fehlverhalten von irgendjemandem zu unternehmen, zu tolerieren oder zu ignorieren.

Ausgerichtet und inspiriert vom Vigilance Manual (Siebte Ausgabe, 2017), das von der Central Vigilance Commission (CVC) veröffentlicht wurde, umfasst die Vigilance Policy von NIXI geeignete Prozesse zur Verhinderung und Erkennung von Unregelmäßigkeiten; Analysieren und Finden von Gründen für solche Unregelmäßigkeiten; Identifizierung der dafür Verantwortlichen; und Ergreifen geeigneter Strafmaßnahmen, wann und wo immer dies erforderlich ist.

Es bietet auch einen sicheren und sicheren Mechanismus für jedermann, um „echte“ Bedenken über tatsächliche, vermutete oder geplante Fehlverhalten innerhalb von oder über NIXI oder seine Direktoren, Mitarbeiter, Partner, Kunden oder verbundenen Unternehmen zu informieren, zu äußern oder zu melden, die illegal sind, unmoralisch oder gegen die Interessen der Organisation.

2. Offenlegung von öffentlichem Interesse und Informantenschutz (PIDPI)

Solange eine solche Meldung in gutem Glauben und ohne Unzuverlässigkeit erfolgt und auf der begründeten Annahme beruht, dass ein Fehlverhalten stattgefunden hat oder wahrscheinlich passieren wird, würde dies nicht zu Vergeltungsmaßnahmen, Vorwürfen, Bestrafungen, Viktimisierung oder Diskriminierung führen Beschwerdeführer oder Informant, auch wenn die anschließende Untersuchung oder Untersuchung keine Beweise für ein Fehlverhalten ergibt.

Die Beschwerde kann vertraulich entweder an den Präsidenten des Verwaltungsrats oder an den CEO gerichtet werden. Im Falle der Fälschung von Finanzunterlagen kann die Beschwerde jedoch beim Vorsitzenden des Prüfungsausschusses des Vorstands eingereicht werden.

3. Handlungen, die Wachsamkeit erfordern

Da es sich um eine Geschäftsorganisation handelt, ist es nicht ungewöhnlich, unwahrscheinlich oder unmöglich, dass bestimmte Handlungen zu finanziellen Verlusten oder weniger als prognostizierten, möglichen oder wahrscheinlichen Gewinnen führen. Allerdings würden nur solche Fälle einen Wachsamkeitswinkel haben, in dem solche Handlungen unanständig sind.

Es folgt eine veranschaulichende, aber nicht erschöpfende Liste von Fehlverhalten, die eine Inanspruchnahme der Vigilanzrichtlinie rechtfertigen oder auslösen können:

Korruption, ob finanziell oder anderweitig;
Finanzielle Unregelmäßigkeiten;
Missbrauch oder Zweckentfremdung von Organisationsressourcen;
Bestechung; sowohl annehmen als auch anbieten
Sich oder einer anderen Person auf korrupte oder illegale Weise oder durch Missbrauch der eigenen Position einen Vermögensvorteil zu verschaffen oder zu fordern
Das Fordern und/oder Annehmen einer anderen Belohnung als der gesetzlichen Vergütung; unentgeltliche oder unangemessene Erlangung einer wertvollen Sache von einer Person, mit der man dienstliche Beziehungen unterhält oder wahrscheinlich hat oder deren Untergebene dienstliche Beziehungen unterhalten oder auf die man Einfluss nehmen kann.
Besitz von Vermögenswerten, die in keinem Verhältnis zu den bekannten Einkommensquellen stehen.
Vorsätzliche oder vorsätzliche oder vorsätzliche Handlung oder Untätigkeit oder Disziplinlosigkeit oder Duldung oder Anstiftung oder Nachlässigkeit, die zu Verlusten führt oder führen kann – finanziell oder anderweitig, oder nachteilige Auswirkungen auf das Geschäft, die Stabilität, den Betrieb, die Widerstandsfähigkeit, den Ruf, die Sicherheit, die Interessen oder den Betrieb von NIXI;
Vetternwirtschaft; vorsätzliches Handeln oder vorsätzliches Unterlassen, um jemandem einen Vorteil zu verschaffen oder jemandem, der bekannt oder unbekannt ist, einen Vorteil zu verweigern;
Bevorzugung; Versäumnis, festgelegte Prozesse zu befolgen, die zu unbeabsichtigten Vorteilen oder Gelegenheiten für jemanden führen, oder Verweigerung von Vorteilen oder Gelegenheiten für den Verdienten;
Antinationale Aktivität;
Nichtoffenlegung und/oder Verbergen und/oder Nichtanbieten, sich im Falle eines Interessenkonflikts vom Entscheidungsprozess zu verweigern oder sich zurückzuziehen;
Betrügerische Transaktionen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf gefälschte, falsche oder betrügerische Spesenabrechnungen, Bestellungen, Rechnungen oder Zahlungen, Erstattungen, Investitionsnachweise usw.;
Fälschung oder rechtswidrige Vernichtung von Dokumenten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf solche, die sich auf Beschäftigung, Prüfung, Ermittlungen oder Ermittlungen beziehen;
Missbrauch, unbefugte Nutzung, illegale Weitergabe personenbezogener Daten von Mitarbeitern, Kunden, verbundenen Unternehmen, Dienstanbietern und Registraren, unabhängig davon, ob es sich um eine finanzielle Gegenleistung handelt oder nicht;
Kriminelle Aktivitäten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Diebstahl, Brandstiftung, Identitätsdiebstahl und kriminelle Einschüchterung;
Besitz, Tausch oder Konsum von Schmuggelware am Arbeitsplatz oder im Dienst;
Akt der moralischen Verworfenheit;
Fälschung, Unterdrückung oder rechtswidrige Weitergabe von Informationen;
Fälschung gesetzlicher und finanzieller Berichte und Aufzeichnungen, einschließlich der Jahresabschlüsse und Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens.
Nichteinhaltung des Verhaltenskodex der Organisation

Diese Liste ist jedoch nicht vollständig und nur indikativ. Entsprechend können auch andere Fehlverhalten je nach Sachverhalt und Umständen des Einzelfalls Vigilanzmaßnahmen nach sich ziehen.

Es ist bemerkenswert, dass es eine separate Richtlinie zur Verhütung sexueller Belästigung gegen Frauen (POSH-Richtlinie) gibt, um sich mit relevanten Fällen darunter zu befassen.

4. Wachsamkeitsbeauftragter (VO)

Ein hochrangiger Beamter innerhalb der Organisation wird vom CEO zum Vigilance Officer (VO) ernannt.
Der VO kann entweder Vollzeit oder Teilzeit sein.
Die Amtszeit der VO beträgt drei Jahre und kann um weitere zwei Jahre verlängert werden.

5. Aufgaben und Pflichten des Vigilanzbeauftragten (VO)

Präventiv
- Identifizieren Sie die Verfahren und Praktiken, die Raum für Korruption bieten.
- Identifizieren Sie Bereiche, in denen Ermessensbefugnisse nicht willkürlich genutzt werden.
- Identifizieren Sie Punkte unangemessener Verzögerungen und die zugrunde liegenden Ursachen dafür.
- Identifizieren Sie Bereiche, die nicht über die erforderlichen Kontrollen verfügen, indem Sie unterschiedliche „Macher“ und „Prüfer“ haben.
- Identifizieren Sie kritische Posten und Funktionen.
- Identifizieren Sie Bereiche, in denen Ausnahmen und Befreiungen überflüssig, unverhältnismäßig, unnötig oder ungerechtfertigt sind.
- Regelmäßige Schulungen zur Bewusstseinsbildung und Sensibilisierung.
- Entwickeln Sie geeignete interne Prozesse, um Interessenkonflikte zu vermeiden und zu minimieren.
- Empfehlen Sie Schritte zur Berichtigung und zum Schließen der Lücken in den obigen Angaben.
Bestrafung
- Entgegennahme, Untersuchung und Bearbeitung von Beschwerden und diesbezüglichen Berichten.
- Gegebenenfalls geeignete Ermittlungsbehörden benennen.
- Entwicklung von Prozessen zur Prüfung und Aufbewahrung erforderlicher Nachweise.
- Empfehlen Sie geeignete Disziplinarmaßnahmen.
Überwachung und Detektiv
- Überraschungs- und Stichprobenkontrollen durchführen.
- Sammeln Sie Informationen aus anderen Quellen und triangulieren Sie diese.

6. Sonderregelung für die VO

VO bedarf zur Vornahme von Reisen keiner vorherigen Zustimmung, sofern diese Reisen eigens für unangekündigte Besuche zur Durchführung von stichprobenartigen und zumutbaren Kontrollen unternommen werden.
Der VO muss den CEO jedoch darüber auf dem Laufenden halten.
Der VO darf nicht schikaniert oder unter internem oder externem Einfluss zum Handeln gedrängt werden.

7. Quelle der Beschwerden

Intern, von Mitarbeitern, Beamten oder Auftragnehmern.
Ministerium für Elektronik und Informationstechnologie (MeitY), Regierung von Indien.
Weitere Interessenten:

Board of Directors
Mitglieder
Registrare
Wirtschaftsprüfer, sowohl interne als auch gesetzliche

8. Pflichten des Informanten

Jeder Mitarbeiter muss den VO frühestens informieren, wenn er auf Vorfälle, Muster oder Tatsachen eines tatsächlichen, vermuteten oder wahrscheinlichen Fehlverhaltens stößt, mit der begründeten Annahme, dass er selbst möglicherweise zu keinem Zeitpunkt daran beteiligt ist.
Auslöser sollte Situationen umfassen, muss aber nicht darauf beschränkt sein, in denen ein Mitarbeiter aufgefordert, angewiesen, bedroht oder gezwungen wird, Aktivitäten durchzuführen, die außerhalb der normalen Richtlinien oder Verfahren liegen oder die Interessen und den Ruf von NIXI oder seinen Verhaltenskodex schädigen oder wahrscheinlich schädigen werden.
Unterstützen Sie bei der Untersuchung.
Geben Sie alle notwendigen und ausreichenden Informationen an.

9. Pflichten des Angeklagten

Unterstützen Sie bei der Untersuchung.
Geben Sie alle notwendigen und ausreichenden Informationen an.
Den Informanten, VO oder die anfragenden Behörden nicht zu beeinflussen, um sie zurückzuziehen, auszusetzen, zu stoppen oder zu verzögern.
Unterlassen Sie es, die Beweise zu manipulieren oder zu vernichten.

10. Identität des Informanten und des Angeklagten

Die Person, die eine Wachsamkeitsmaßnahme meldet, muss ihre Identität offenlegen.
Die VO gewährleistet die Vertraulichkeit sowohl des Informanten als auch des Beschuldigten.
Der Vorsitzende oder der CEO können auch jeden anonymen Bericht über ein Fehlverhalten zur Kenntnis nehmen, sofern sie prima facie feststellen, dass die gemeldete Angelegenheit ernst genug ist und dass genügend Informationen oder Beweise vorliegen, die eine Untersuchung rechtfertigen. Sie können ihrerseits die VO ersuchen, geeignete Untersuchungen durchzuführen.

11. Zweckmäßigkeit und Vertraulichkeit

Angelegenheiten oder Vorfälle im Zusammenhang mit der Wachsamkeit werden zügig und streng untersucht, wobei auch die Vertraulichkeit der relevanten Informationen und der Identität des Beschwerdeführers und des Angeklagten sichergestellt wird, mit der Ausnahme, dass nur notwendige Informationen an diejenigen weitergegeben werden, die dies wissen müssen, und gemäß der geltende Gesetze, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Wachsamkeit.
Fälle können den Strafverfolgungsbehörden und/oder Wachsamkeitsbehörden gemeldet werden, wenn dies nach geltendem Recht als angemessen erachtet oder vorgeschrieben wird.

12. Verfahren zur Einreichung von Beschwerden

Die Beschwerde muss im organisatorischen Kontext stehen.
Die Beschwerden können per Brief oder E-Mail direkt an die VO gerichtet werden, unter Angabe des konkreten Sachverhalts in Bezug auf die Korruption.
Die Beschwerde muss echt sein und darf nicht böswillig, lästig oder unseriös sein.
Der Beschwerdeführer muss sich selbst identifizieren und in der Beschwerde Adress- und Kontaktdaten angeben. Anonyme oder pseudonyme Beschwerden kommen bei der Anfrage nicht in Betracht.
Die Beschwerden müssen spezifisch sein und mit angemessenen Beweisen untermauert werden, um prima facie einen substanziellen Wachsamkeitswinkel zu stützen. Wann immer und wo immer möglich, müssen die spezifischen Vorfälle, Transaktionen, Personen und relevanten Informationen wie Datum, Uhrzeit, Ort und Anlass angegeben werden, um eine angemessene Prüfung und Einleitung von Ermittlungen usw. zu beschleunigen.
Eine einzelne Beschwerde sollte vermeiden, dass verschiedene Fälle oder verschiedene Fehlpraktiken vermischt werden, es sei denn, es besteht ein klarer Zusammenhang zwischen oder unter solchen Behauptungen. Wenn sich in einer bestimmten Beschwerde überhaupt auf mehr als ein Problem oder einen Fall oder Auslöser berufen, müssen diese auf überzeugende und kohärente Weise angegeben werden.
Die Beschwerde sollte nicht voreingenommen sein oder auf persönlichen Beschwerden beruhen oder Rechnungen begleichen.
Die Beschwerde sollte nicht nur mit dem alleinigen Ziel erfolgen, den Angeklagten oder die Organisation zu verleumden oder in Verruf zu bringen.
Wo immer und wann immer möglich

13. Bearbeitung und Beseitigung von Reklamationen

Jede Beschwerde wird formell in einem von der VO zu diesem Zweck geführten Register gemäß nachstehendem Muster registriert:

Beschwerde Nr.	Datum des Eingangs	Quelle der Beschwerde, einschließlich Name, Zugehörigkeit, Adresse, Kontaktdaten und Art der Beschwerde	Name und Bezeichnung / Zugehörigkeit der Person(en), gegen die die Beschwerde eingereicht wurde	Aktenzeichen Nr.	Kurze Zusammenfassung der Beschwerde	Maßnahme ergriffen	Datum der Aktion	Bemerkungen

Wenn der VO davon überzeugt ist, dass die Beschwerde spezifisch ist und ausreichende Beweise vorliegen, wird eine Folgemaßnahme wie weiter unten angegeben ergriffen.
Wenn die VO feststellt, dass die Beschwerde unleserlich, unvollständig, vage oder ohne ausreichende Beweise oder Spezifität ist, wird dies unter „Bemerkungen“ im Register vermerkt und der Fall wird nicht weiter bearbeitet.
Innerhalb einer Woche nach Eingang der Beschwerde sendet die VO eine förmliche Mitteilung an den in der Beschwerde genannten Beschwerdeführer unter den dort genannten Kontaktdaten mit der Bitte, zu bestätigen, dass es sich bei dem genannten Beschwerdeführer tatsächlich um den Beschwerdeführer handelt.
Wenn innerhalb einer Woche nach Zustellung der Mitteilung von der VO an die in der Beschwerde genannte Adresse keine Antwort erfolgt oder wenn die Antwort auf das oben Genannte negativ ausfällt, wird die Beschwerde nicht für weitere Untersuchungen oder Ermittlungen berücksichtigt.
Wenn die Antwort auf 'd' oben positiv ist, ernennt der VO einen geeigneten Untersuchungsbeauftragten, um die Angelegenheit zu untersuchen.
Der Untersuchungsbeauftragte führt unabhängige Ermittlungen durch und kann zusätzliche Informationen von dem Informanten, dem Beschuldigten oder jeder anderen Person oder Organisationseinheit einholen oder verlangen, wenn dies erforderlich ist.
Der Untersuchungsbeauftragte legt den vorläufigen Bericht innerhalb eines Monats und den endgültigen Bericht innerhalb von drei Monaten ab dem Datum vor, an dem er mit der Durchführung einer Untersuchung gegen einen bestimmten Beschwerdeführer beauftragt wurde. In Ausnahmefällen kann der Geschäftsführer auf Antrag des Untersuchungsbeauftragten und unter Zustimmung der VO bis zu einem weiteren Monat für die Vorerhebung oder bis zu drei weiteren Monaten für die Schlusserhebung gewähren.
Aufgabe des Untersuchungsbeauftragten ist es, den Sachverhalt der VO zu melden.
Nach gebührender Prüfung des vom Untersuchungsbeauftragten vorgelegten Berichts, der Erstbeschwerde und der vorgelegten oder aufgedeckten Beweise gibt die VO dem CEO geeignete Empfehlungen für das weitere Vorgehen.
Der CEO wiederum kann entweder den VO bitten, die Beschwerde ohne spezifische Maßnahmen zu schließen, wenn der Bericht nicht schlüssig ist oder zu keinen stichhaltigen Beweisen für Fehlverhalten oder Fehlverhalten führt. Gegebenenfalls kann der CEO jedoch geeignete Maßnahmen gemäß dieser Richtlinie genehmigen.
Der CEO wird den Sachverhalt des Einzelfalls gebührend prüfen und im Einzelfall geeignete Maßnahmen empfehlen.
In jeder Phase, vom Eingang der Beschwerde bis zu ihrer endgültigen Erledigung, hält die VO den CEO auf dem Laufenden und informiert ihn über die jeweiligen Fälle.
Um eine faire, neutrale und objektive Untersuchung durchzuführen, kann der VO auch vor oder während der Untersuchung weitere Maßnahmen empfehlen und diese vorbehaltlich der Zustimmung des Geschäftsführers umsetzen. Dazu können unter anderem die Distanzierung bestimmter Personen von bestimmten Aktivitäten, die Verschiebung der regelmäßigen Überprüfungen oder Beurteilungen oder sogar die Änderung der Berichtslinien oder -struktur gehören, insbesondere in Bezug auf den Beschwerdeführer, den Angeklagten, die VO und die Untersuchung Offizier.
Ungeachtet der standardmäßigen Berichtsstruktur muss jeder Untersuchungsbeauftragte zum Zwecke der Wachsamkeitspolitik der VO und der VO wiederum direkt dem CEO Bericht erstatten.
Das VO teilt dem Beschwerdeführer das Ergebnis der Untersuchung förmlich innerhalb einer Woche nach Abschluss der Untersuchung mit, d. h. Erfassung der mit Zustimmung des Geschäftsführers ergriffenen Maßnahmen im Beschwerderegister.

14. Berufungsverfahren

Einspruch gegen das Ergebnis eines Wachsamkeitsproblems oder -vorfalls liegt beim Corporate Governance Committee, das vom Board of Directors gebildet wird.

15. Vorgehen gegen Übeltäter

Je nach Einzelfall und Umständen würden geeignete Maßnahmen gegen die Übeltäter ergriffen, die eine oder alle der folgenden Maßnahmen umfassen können:

Erstattung von Vermögensschäden für die Organisation, Mitarbeiter oder zusammen mit Strafen und Zinsen usw.
Sperre bei Vertragsverlängerung, Gehaltsanpassung, Beförderung.
Suspendierung, Versetzung, Rückführung, Beförderungssperre.
Beendigung des Arbeitsverhältnisses, Vertrages, Dienstvertrages oder dergleichen.
Sperre von nachfolgenden oder zukünftigen Beschäftigungen, Eingliederungen, Ausschreibungen und Geschäften.
Meldung, Eskalation oder Übergabe der Angelegenheit an Strafverfolgungsbehörden.
Einreichung von Zivil- oder Strafsachen, falls dies gerechtfertigt ist.
Jede andere Maßnahme als gerechtfertigt.

16. Maßnahmen gegen leichtfertige, betrügerische oder Mala-Fide-Meldungen

Wenn sich herausstellt, dass eine Meldung unseriös, schikanös, betrügerisch oder böswillig ist, unterliegt die Person, die eine solche Meldung macht, den gleichen Disziplinarmaßnahmen wie den in Abschnitt 6 oben aufgeführten.
Darüber hinaus können einem solchen Informanten auch Strafmaßnahmen nach geltendem Recht drohen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Abschnitt 182 des indischen Strafgesetzbuchs von 1860 bzw. Abschnitt 195 (1) (a) der Strafprozessordnung.

17. Rücknahme der Beschwerde

Sobald die VO von einer Beschwerde Kenntnis nimmt und eine Untersuchung einleitet, wird diese bis zu ihrem logischen Ende weiterverfolgt, selbst wenn ein Antrag gestellt wird, eine bestimmte Beschwerde zurückzuziehen oder die Untersuchung aus welchem Grund auch immer einzustellen oder auszusetzen.
Falls sich herausstellt, dass die Beschwerde unseriös, schikanös, betrügerisch oder böswillig ist, werden geeignete Maßnahmen, wie oben in Abschnitt 8 aufgeführt, angewendet.

18. Die Namen, Bezeichnung des Wachsamkeitsbeauftragten
Shri Rajiv Kumar (Manager-Registrierung)
9. Stock, B-Flügel, Statesman House, 148, Barakhamba Road, Neu-Delhi-110001 Indien
Kontaktnummer: 011-48202002
E-Mail: rajiv[at]nixi[dot]in
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